Saat ini, teknologi telah membawa perubahan besar dalam menjalankan sebuah bisnis. Salah satu inovasi yang dapat memudahkan proses administrasi keuangan adalah penggunaan invoice online. Dalam dunia bisnis, invoice adalah alat yang digunakan untuk penagihan kepada pelanggan.
Di antara jenis invoice yang ada, salah satu invoice yang paling praktis dan akurat adalah invoice online. Dimana untuk bisnis online, penggunaan invoice online menjadi kunci dalam mengoptimalkan proses keuangan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Mari simak informasi selengkapnya mengenai apa itu invoice online dan berbagai manfaat yang diberikan.
Apa Itu Invoice Online?
Invoice online adalah versi digital dari faktur atau tagihan yang dibuat dan dikirimkan melalui internet atau platform online. Sama halnya dengan invoice pada umumnya, dokumen ini mencatat transaksi jual beli barang atau jasa antara penjual dan pembeli.
Invoice online mencakup detail-detail penting seperti informasi penjual dan pembeli, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan total pembayaran, serta batas waktu pembayaran. Invoice online dapat diakses, dibuat, dan dikirimkan dengan cepat dan mudah melalui email, platform bisnis online, atau situs web perusahaan.
Apa Saja yang Harus Ada di Invoice Online?
Invoice online adalah invoice digital yang biasanya dikirimkan langsung ke alamat email atau no handphone pelanggan. Meskipun invoice ini tidak berbentuk kertas, namun ada beberapa hal yang harus tetap ada di dalam invoice online, antara lain:
1. Informasi Identitas Perusahaan
Invoice online harus mencakup informasi identitas perusahaan atau bisnis yang mengeluarkan invoice. Informasi ini termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan situs web (jika ada). Hal ini penting agar pelanggan dapat mengidentifikasi dengan jelas dari siapa mereka menerima invoice dan bagaimana cara menghubungi perusahaan jika diperlukan.
2. Nomor Invoice
Setiap invoice harus memiliki nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak transaksi secara efisien. Nomor invoice ini harus disusun secara berurutan dan harus unik agar tidak terjadi kebingungan atau duplikasi ketika melakukan pembayaran. Nomor invoice juga berguna dalam pencatatan akuntansi dan pemantauan status pembayaran bagi penjual.
3. Tanggal dan Jatuh Tempo Pembayaran
Tanggal pembuatan invoice adalah tanggal saat invoice dibuat dan dikeluarkan. Selain itu, jatuh tempo pembayaran juga harus jelas ditetapkan di dalam invoice. Ini adalah tanggal batas terakhir ketika pembayaran harus dilakukan oleh pelanggan. Kedua informasi ini penting untuk mengatur dan mengingatkan pelanggan tentang waktu pembayaran yang tepat.
4. Informasi Identitas Pelanggan
Invoice online juga harus mencakup informasi identitas pelanggan atau penerima jasa. Informasi ini mencakup nama lengkap atau nama perusahaan, alamat, dan kontak lainnya. Pastikan informasi ini akurat dan lengkap agar tidak terjadi kesalahan dalam penagihan.
5. Deskripsi Produk atau Jasa
Invoice online harus menyediakan deskripsi rinci tentang produk atau jasa yang telah diberikan kepada pelanggan. Deskripsi ini mencakup jumlah, jenis barang atau jasa, harga satuan, dan total harga untuk setiap item. Dengan informasi ini, pelanggan dapat memahami apa yang mereka bayar dan memudahkan proses rekonsiliasi pembayaran.
6. Jumlah Total Tagihan
Informasi yang paling krusial dalam invoice adalah jumlah total tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Jumlah ini mencakup seluruh biaya produk atau jasa, termasuk pajak, diskon, biaya tambahan, atau potongan harga lainnya. Pastikan untuk menyajikan jumlah ini dengan jelas agar tidak ada ketidakcocokan dalam pembayaran.
7. Informasi Pembayaran
Invoice online harus mencakup informasi tentang pilihan pembayaran yang tersedia bagi pelanggan. Ini termasuk detail rekening bank, nomor kartu kredit, atau instruksi penggunaan e-wallet jika diperlukan. Dengan memberikan informasi pembayaran yang lengkap, pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan mudah sesuai dengan preferensi mereka.
8. Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan pembayaran harus disertakan dalam invoice online. Ini mencakup informasi tentang tenggat waktu pembayaran, kebijakan keterlambatan pembayaran, dan kebijakan pengembalian uang jika berlaku. Penyertaan syarat dan ketentuan ini membantu melindungi hak dan kewajiban perusahaan serta memberikan kejelasan bagi pelanggan.
9. Informasi Pajak
Jika perusahaan terdaftar sebagai pengumpul pajak, informasi pajak harus disertakan dalam invoice online agar pelanggan dapat mengidentifikasikan perusahaan penjual. Ini termasuk nomor registrasi pajak perusahaan (NPWP), tarif pajak yang berlaku, dan jumlah pajak yang dibebankan pada transaksi. Penjual juga meningkatkan transparansi dalam proses penagihan. Pelanggan akan mengetahui bahwa pajak telah diperhitungkan dengan benar, dan ini dapat menghindari kebingungan atau perselisihan terkait pajak di kemudian hari.
10. Logo dan Branding Perusahaan
Invoice online sebaiknya mencakup logo dan elemen branding perusahaan. Ketika Anda mencantumkan logo dan elemen branding perusahaan dalam invoice, Anda menciptakan kesan visual yang konsisten dan profesional bagi pelanggan. Selain itu, logo dapat membantu memperkuat citra merek perusahaan. Ketika pelanggan menerima invoice yang dilengkapi dengan logo dan elemen branding yang khas, mereka akan lebih mudah mengenali dan mengingat bisnis Anda.
Manfaat Invoice Online
Invoice online adalah sebuah solusi yang memungkinkan sebuah bisnis untuk mengirimkan dan mengelola tagihan secara lebih mudah dan praktis. Berikut manfaat invoice online adalah:
1. Transaksi Efisien dengan Payment Link
Salah satu keuntungan utama yang bisa didapatkan dengan menggunakan invoice online adalah pelaku bisnis dapat menerima pembayaran dari konsumen hanya dengan menggunakan link pembayaran. Anda dapat membagikan link melalui email, SMS, platform obrolan, dsb. Konsumen Anda juga hanya melakukan pembayaran dengan sekali klik dan Anda dapat langsung menerima pembayaran secara instan!
2. Cepat, praktis dan sederhana
Dengan invoice online, memungkinkan semua bisnis untuk memudahkan dalam mengidentifikasi pembayaran secara real-time. Selain itu, Anda dapat mengatur pengiriman invoice online secara otomatis dan dengan proses yang cepat, sehingga dapat menghemat waktu.
3. Pengiriman kilat - pembayaran instan
Selain pembayaran cepat, Anda juga bisa menggunakan sistem penagihan berulang untuk cara yang jauh lebih cepat. Anda dapat menggunakan fitur “Recurring” yang dapat secara otomatis melakukan penagihan secara berkala dan menjadwalkan pengiriman invoice secara otomatis.
4. Jangkauan transaksi lebih luas
Adanya perkembangan teknologi, termasuk invoice online memudahkan seluruh pelaku bisnis mampu mengirimkan invoice dimana saja. Dengan adanya invoice online Anda dapat melakukan penagihan dan menerima penagihan hanya melalui satu dashboard yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja dengan informasi pembayaran secara real-time.
5. Terima Pesanan Offline Kirim dan Terima Tagihan Online
Invoice online membantu Anda menerima dan mengirimkan penagihan kepada konsumen di seluruh Indonesia. Bahkan Anda sebagai pelaku bisnis dapat menerima pesanan secara offline dan hanya dengan sekali klik dapat membuat, mengirimkan tagihan, dan menerima pembayaran secara online dari konsumen Anda.
6. Pelacakan dan Pengarsipan yang Mudah
Dengan penggunaan invoice online, dokumen menjadi digital dan dapat dengan mudah dilacak, dicari, dan disimpan dalam basis data yang terorganisir. Hal ini memudahkan audit dan meminimalkan risiko kehilangan data.
Invoice online memberikan berbagai manfaat dan kemudahan dalam proses penagihan. Oleh sebab itu, mempertimbangkan beralih menggunakan invoice online merupakan hal akan membuat proses bisnis Anda menjadi lebih praktis. Salah satu pilihaan invoice online adalah fitur Faspay Billing.
Faspay Billing adalah produk layanan Faspay yang dapat membantu Anda menyelesaikan pembayaran tagihan online kepada pelanggan lewat email dan platform chat. Ini dapat digunakan ke semua model bisnis, baik yang memiliki website atau tidak, dapat menerima pembayaran online dalam hitungan menit dengan berbagai channel pembayaran.
Faspay Billing memungkinkan Anda untuk membuat invoice secara mudah dan praktis, mengelola pembayaran, dan melacak status transaksi secara real-time. Faspay Billing menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas proses penagihan bisnis Anda.
Fitur Utama Faspay Billing:
1. Channel pembayaran lengkap
Faspay membantu bisnis Anda dengan menyediakan pembayaran hingga 150+ bank, 23+ partner pembayaran, dan 40+ channel pembayaran.
2. Pantau Pedoman Statistik
Anda dapat mengakses riwayat transaksi dan laporan pembayaran secara lengkap. Dapatkan akses data secara real-time dan informasi keuangan untuk mengambil keputusan bisnis. Anda dapat melihat dan menganalisis statistik pembelian konsumen Anda dalam grafik dan infografik yang komprehensif.
3. Personalisasi Invoice
Anda dapat mengkustomisasi invoice Anda dengan logo perusahaan dan elemen branding lainnya. Personalisasi ini akan memberikan kesan profesional dan memperkuat citra merek bisnis Anda. Cocokkan tagihan pembayaran Anda dengan pedoman merk Anda. Sesuaikan tampilannya dengan menambahkan logo Anda, pilih warna yang disukai dan modifikasi template universal dari kami.
4. Fitur Tagihan Berulang dan Pengingat
Anda dapat mengatur tagihan berulang kepada pelanggan Anda. Selain itu, terdapat fitur pengingat pembayaran untuk menginformasikan pembayaran yang tertunda secara otomatis. Fitur ini juga dapat mengirimkan notifikasi pembayaran secara otomatis kepada pelanggan melalui email atau pesan singkat (SMS). Selain itu juga dapat membantu mengingatkan pelanggan tentang jatuh tempo pembayaran dan meningkatkan peluang pembayaran tepat waktu.
5. Payment Link
Menerima pembayaran dari konsumen hanya dengan menggunakan link pembayaran! Anda dapat membagikan link melalui email, SMS, platform obrolan, dsb. Dan menerima pembayaran secara instan!
6. Tagihan Masal / Invoice Online Masal
Sekarang Anda dapat menggunakan tagihan yang efisien dan mengoptimalkan sistem operasional Anda. Faspay Billing mendukung Anda untuk mengirimkan tagihan / invoice online secara satuan ataupun sekaligus.
Keunggulan Menggunakan Faspay Billing
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis
Faspay Billing membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Hal ini dikarenakan rekonsiliasi dikirim oleh tim Faspay per hari sehingga Anda tidak perlu melakukan rekap transaksi secara manual.
2. Memudahkan Pelacakan Pembayaran
Dengan fitur pemantauan status pembayaran, Anda dapat dengan mudah mengetahui pembayaran yang telah diterima dan yang belum. Hal ini membantu Anda untuk mengambil tindakan yang tepat terhadap pembayaran yang tertunggak.
3. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Dengan notifikasi pembayaran, pelanggan Anda akan lebih mudah untuk melakukan konfirmasi secara otomatis kepada penjual, tanpa melakukan konfirmasi pembayaran secara manual. Bagi penjual, Anda tidak perlu cek status pembayaran pelanggan secara manual dengan pengecekan rekening secara berkala. Anda tinggal cek dasbor Faspay Billing untuk memantau status transaksi secara real-time.
4. Keamanan Data dan Transaksi
Faspay Billing menempatkan keamanan data dan transaksi sebagai prioritas utama. Dengan sistem yang aman dan kepatuhan terhadap peraturan, Anda dapat yakin bahwa informasi bisnis dan pelanggan Anda terlindungi. Faspay mematuhi standar keamanan yang ketat dan mengikuti peraturan yang berlaku untuk menjaga privasi dan keamanan informasi bisnis.
5. Pelaporan Keuangan yang Akurat
Faspay Billing menyediakan riwayat transaksi dan laporan pembayaran yang lengkap. Informasi ini membantu dalam proses akuntansi dan pelaporan keuangan bisnis Anda.
6. Layanan Dukungan yang Responsif dan Komunikatif
Faspay Billing menyediakan layanan dukungan pelanggan yang siap membantu pengguna dalam menangani pertanyaan atau masalah yang terkait dengan penggunaan Faspay Billing. Anda dapat melakukan konsultasi via Whatsapp Group dan melalui email sehingga Anda tidak perlu khawatir jika terjadi kendala.
Untuk menggunakan Faspay Billing, Anda tidak perlu khawatir jika bisnis Anda belum memiliki website karena bisa Anda gunakan tanpa perlu melakukan integrasi. Setelah Anda melakukan mendaftar dan melakukan pengaturan, Anda dapat membuat dan mengatur invoice online pembayaran serta mengakses laporan pembaruan langsung dari dasbor Faspay.
Faspay adalah salah satu payment gateway Indonesia yang sudah banyak digunakan sebagai solusi untuk perkembangan berbagai bisnis. Dengan Faspay Billing, Anda bisa membuat invoice yang dikirim secara online sekaligus konfirmasi otomatis pada pelanggan. Seluruh transaksi invoice yang ada akan ditampilkan secara detail pada dashboard Faspay Billing Anda. Daftar Faspay sekarang di faspay.co.id/regist atau hubungi tim Acquisition Faspay melalui email sales@faspay.co.id!
