pembayaran online
Faspay Thumbline MEI 2023 part 1-04

Istilah refund dewasa ini umumnya tidak lepas dari kegiatan dan transaksi belanja online. Dimana ada perusahaan berbasis digital yang menjual produk, di situ kemungkinan terdapat kebijakan untuk refund.

Beberapa di antara Anda mungkin pernah berurusan dengan refund karena berbagai alasan. Lantas apa itu refund dan bagaimana cara pelanggan memproses pengajuannya? Yuk simak penjelasannya berikut ini.

Apakah itu Refund?

Refund adalah pengembalian dana yang dilakukan oleh penjual yang disebabkan berbagai macam alasan yang diajukan oleh pembeli. Alasan tersebut dapat berupa produk yang tidak sesuai pesanan atau pembatalan pesanan suatu tiket perjalanan. Setiap bisnis tentunya memiliki kebijakan yang berbeda-beda untuk refund. Lalu apa saja yang perlu diperhatikan untuk menyediakan fitur refund bagi pelanggan?

Pebisnis umumnya melakukan refund dengan mengirimkan sejumlah nominal uang yang telah disetujui oleh refund policy. Meski terdengar mudah, proses refund dapat menghabiskan banyak waktu dan tenaga apalagi jika permintaan refund dilakukan oleh banyak pelanggan hingga puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan request sekaligus.

Faspay menyediakan solusi untuk pengiriman refund dengan fitur paycheck yang dapat bisnis Anda gunakan untuk memproses refund dengan cepat dan mudah. Fitur paycheck ini memungkinkan Anda untuk mentransfer uang secara satuan atau massal ke lebih dari 150 Bank maupun e-wallet di Indonesia. Transaksi yang Anda lakukan juga secara otomatis tersimpan dan dapat diakses melalui dasbor khusus untuk para merchant.

Apa itu Refund Dana?

Refund dana adalah permintaan untuk pengembalian dana pembayaran oleh pelanggan dikarenakan produk atau barang yang diterima pelanggan tidak sesuai dengan pesanan atau tidak tertarik untuk melakukan pembelian lain. Pengembalian dana dilakukan baik secara penuh maupun sebagian, tergantung pada ketentuan pengembalian dana yang diterapkan dalam bisnisnya. 

Pengembalian dana secara penuh kerap ditemukan pada bisnis yang bergerak di bidang barang. Pelanggan akan menerima refund berupa uang sesuai dengan nilai yang dikeluarkannya pada saat transaksi. Sebagai gantinya, pelanggan pun diharuskan untuk mengembalikan barang yang sudah dibelinya untuk mendapatkan refund.

Dengan catatan, selama barang yang dikembalikan tidak rusak karena kesalahan pelanggan, pemilik usaha pun dapat melakukan pengembalian penuh. Namun, jika kondisi barang yang dikembalikan oleh pelanggan tidak sesuai dengan kondisi ketika barang dikirimkan kepada pelanggan, bisa saja ada biaya penggantian rugi yang akan mengurangi nilai pengembalian dana.

Sementara itu, pada bisnis yang bergerak di bidang jasa, umumnya memiliki syarat dan ketentuan yang lebih ketat, termasuk ketentuan untuk melakukan pengembalian dana sebagian saja. Pelanggan hanya menerima sebagian dana yang sudah dibayarkan.

Hal ini dikarenakan pelanggan tidak hanya membeli jasa yang ditawarkan saja, tetapi juga pemilik usaha waktu untuk menyediakan jasa tersebut. Sehingga apabila pelanggan secara tiba-tiba membatalkan pembelian, pemilik usaha bisa saja mengalami kerugian karena waktu yang sudah disediakan untuk pelanggan tersebut sebenarnya dapat diberikan untuk pelanggan lain.

Bagaimana Prosedur Pengajuan Refund untuk Pelanggan?

Sebenarnya, prosedur pengajuan refund tidak terlalu rumit. Namun, Anda harus memastikan bahwa setiap tahapan dilakukan dengan benar agar sesuai dengan klaim pelanggan. Berikut penjelasan untuk tiap-tiap tahapan:

1. Kenali Kebijakan Pengembalian Penjual

Langkah pertama dalam prosedur pengajuan refund adalah memahami kebijakan pengembalian penjual atau penyedia layanan. Setiap penjual memiliki kebijakan pengembalian yang berbeda, dan penting untuk membacanya sebelum melakukan pembelian. Kebijakan pengembalian biasanya mencakup batas waktu untuk mengajukan refund, kondisi produk yang dapat dikembalikan, dan bentuk pengembalian dana.

Biasanya, kebijakan pengembalian dapat ditemukan di situs web atau media sosial penjual, di bagian "Kebijakan Pengembalian" atau "Syarat dan Ketentuan." Pastikan Anda membaca dengan seksama dan mengerti kebijakan tersebut sebelum melanjutkan dengan proses pengajuan refund.

2. Persiapkan Bukti Pembelian

Bukti pembelian atau tanda terima transaksi sangat penting dalam proses pengajuan refund. Bukti ini berfungsi sebagai bukti bahwa Anda telah melakukan pembelian dan memastikan bahwa klaim Anda adalah sah. Beberapa bukti pembelian yang umum meliputi:

  1. Struk pembayaran atau faktur (baik dalam bentuk foto ataupun screenshot).
  2. Email konfirmasi pembelian.
  3. Nomor pesanan atau tanda terima.
  4. Rincian rekening pihak pengirim dana untuk tujuan refund adalah berupa nama pemilik rekening, nama bank, dan nomor rekening.

3. Hubungi Penjual atau Layanan Pelanggan

Jika Anda memutuskan untuk mengajukan refund, langkah berikutnya adalah menghubungi penjual atau layanan pelanggan. Anda dapat melakukannya melalui telepon, email, atau pesan langsung melalui platform mereka. Pastikan Anda mencantumkan bukti pembelian.

Selain itu, Anda juga harus menentukan alasan refund dengan tepat. Beberapa alasan umum untuk mengajukan refund adalah sebagai berikut:

  1. Produk cacat atau rusak.
  2. Pesanan dibatalkan oleh penjual.
  3. Ketidaksesuaian dengan deskripsi atau gambar.
  4. Layanan tidak memenuhi harapan atau tidak diberikan dengan baik.
  5. Memberikan informasi yang jelas dan akurat akan membantu proses pengajuan refund Anda berjalan lebih cepat.

4. Isi Formulir Permohonan Pengembalian Dana

Beberapa penjual atau penyedia layanan mungkin meminta Anda untuk mengisi formulir pengembalian atau menyusun surat permohonan refund. Formulir ini biasanya berisi informasi seperti nama lengkap, alamat, nomor pesanan, alasan refund, dan jumlah dana yang diminta untuk dikembalikan.

Jika Anda diminta untuk menyusun surat permohonan refund, pastikan untuk menuliskannya dengan jelas dan ringkas. Jelaskan alasan Anda dengan tepat dan sertakan bukti pembelian yang relevan. Jika Anda mengirimkan surat melalui email atau pos, pastikan Anda menyimpan salinan untuk referensi selanjutnya.

5. Tunggu Proses Verifikasi

Setelah Anda mengajukan permohonan refund, penjual atau penyedia layanan akan memverifikasi informasi yang Anda berikan. Proses verifikasi ini melibatkan pemeriksaan kebenaran alasan refund, memeriksa bukti pembelian, dan menilai apakah permintaan Anda sesuai dengan kebijakan pengembalian yang berlaku.

Proses verifikasi ini biasanya memakan waktu, terutama jika terdapat banyak permintaan refund atau jika ada kebutuhan untuk mengklarifikasi informasi lebih lanjut. Jika ada perbedaan antara informasi yang Anda berikan dan data yang ada di sistem penjual, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan informasi tambahan.

6. Konfirmasi Pengembalian Dana

Jika permintaan refund Anda disetujui, Anda akan menerima konfirmasi bahwa pengembalian dana akan diproses. Konfirmasi ini mungkin dikirimkan melalui email atau pesan langsung, dan biasanya akan mencakup informasi tentang jumlah dana yang akan dikembalikan dan bentuk pengembalian dana (misalnya, kredit kartu atau transfer bank).

Pastikan untuk menyimpan konfirmasi ini sebagai bukti bahwa refund Anda sudah dalam proses dan sebagai referensi jika diperlukan.

7. Tunggu Proses Pengembalian Dana

Proses pengembalian dana mungkin memerlukan waktu untuk selesai. Jika Anda menggunakan pembayaran elektronik, seperti kartu kredit, pengembalian dana biasanya akan muncul dalam beberapa hari hingga beberapa minggu tergantung pada perusahaan pembayaran. Jika Anda melakukan pembayaran tunai, penjual mungkin akan mengirimkan dana kembali melalui transfer bank atau cek.

Waktu pengembalian dana juga bisa dipengaruhi oleh prosedur internal penjual dan kebijakan perusahaan. Jika Anda tidak menerima pengembalian dana sesuai dengan waktu yang dijanjikan, jangan ragu untuk menghubungi penjual atau layanan pelanggan untuk meminta pembaruan tentang status pengembalian dana Anda.

8. Verifikasi Pengembalian Dana

Setelah dana dikembalikan, pastikan untuk memverifikasi bahwa jumlah yang diterima sesuai dengan jumlah yang dijanjikan dalam konfirmasi pengembalian dana. Periksa laporan transaksi Anda dan pastikan bahwa dana telah masuk dengan benar ke rekening Anda atau kredit kartu Anda. Jika ada ketidaksesuaian, segera hubungi penjual atau layanan pelanggan untuk mengklarifikasi masalah tersebut.

Contoh Kegiatan Pengembalian Dana Dalam Bisnis

1. Bisnis Ticket & Travel

Sebagai contoh kegiatan refund dalam bisnis tiket dan perjalanan adalah ketika seseorang membeli tiket pesawat atau kereta api, tetapi kemudian harus membatalkan perjalanan karena alasan tertentu, seperti keadaan darurat atau perubahan jadwal. Dalam kasus ini, pelanggan dapat mengajukan refund sesuai kebijakan maskapai atau operator kereta api.

Prosedur pengajuan refund akan melibatkan menghubungi pihak maskapai atau operator, memberikan rincian pemesanan, alasan pembatalan, dan bukti pembelian. Maskapai atau operator akan memverifikasi informasi tersebut dan memproses pengembalian dana sesuai dengan kebijakan yang berlaku dengan jangka waktu pengembalian tiket biasanya antara 30-45 hari kerja.

2. Bisnis Perhotelan

Dalam bisnis perhotelan, contoh kegiatan refund adalah ketika seseorang melakukan reservasi hotel tetapi harus membatalkan karena rencana berubah atau terjadi keadaan darurat. Pelanggan dapat mengajukan refund sesuai dengan kebijakan pembatalan hotel. Biasanya, hotel memiliki kebijakan pembatalan dengan batas waktu tertentu sebelum tanggal check-in.

Pelanggan harus menghubungi hotel untuk mengajukan refund dan menyampaikan rincian reservasi serta alasan pembatalan. Hotel akan memverifikasi informasi tersebut dan mengembalikan dana sesuai dengan kebijakan pembatalan yang berlaku.

3. Bisnis Logistik

Contoh kegiatan refund dalam bisnis logistik adalah ketika seseorang atau perusahaan mengirimkan barang melalui layanan pengiriman tetapi barang tersebut tidak sampai sesuai dengan tanggal yang dijanjikan atau rusak selama pengiriman. Dalam kasus ini, pelanggan dapat mengajukan refund kepada perusahaan logistik.

Pelanggan harus menghubungi perusahaan logistik dan memberikan nomor pengiriman atau bukti pengiriman serta deskripsi masalah yang terjadi. Perusahaan logistik akan melakukan investigasi dan verifikasi untuk menentukan kelayakan pengajuan refund. Jika layak, perusahaan logistik akan mengembalikan biaya pengiriman atau memberikan kompensasi sesuai dengan kebijakan mereka.

4. Bisnis Marketplace & E-commerce

Dalam bisnis marketplace dan e-commerce, contoh kegiatan refund adalah ketika seorang pembeli melakukan pembelian produk online tetapi tidak puas dengan produk yang diterima atau produk tersebut cacat. Pelanggan dapat mengajukan refund melalui fitur atau layanan pelanggan platform e-commerce. Mereka harus memberikan rincian pesanan, alasan pengembalian, bukti pembelian, dan menyertakan video unboxing.

Setelah verifikasi, platform akan memproses refund atau mengarahkan pelanggan untuk mengembalikan produk ke penjual untuk mendapatkan pengembalian dana. Pengembalian barang yang dibeli online dapat memakan waktu 2 hingga 14 hari kerja. Selain itu, jenis transfer dana juga menentukan berapa lama uang dikembalikan. Sebagai contoh, para pelanggan melakukan transaksi menggunakan kredit, debit, atau dompet digital berbeda-beda sehingga mempengaruhi proses refund dari penjual.

5. Bisnis Transportasi

Dalam bisnis transportasi, contoh kegiatan refund adalah ketika seseorang membeli tiket transportasi umum, seperti bus atau kereta api, tetapi kemudian tidak dapat menggunakan tiket karena perubahan rencana atau alasan mendesak.

Pelanggan dapat mengajukan refund sesuai dengan kebijakan transportasi yang berlaku. Mereka harus menghubungi operator transportasi, memberikan nomor tiket dan alasan refund, serta bukti pembelian. Operator akan memproses refund sesuai dengan kebijakan mereka, seperti mengembalikan sebagian atau seluruh biaya tiket.

Dengan demikian, tidak dapat dipungkiri bahwa proses refund akan mudah dilaksanakan jika sedikit jumlah pelanggan yang akan diberikan refund. Namun, terkadang bisa saja Anda menerima pengajuan refund oleh beberapa customer sekaligus dalam satu waktu. Maka, pengembalian dana akan semakin rumit jika para customer memiliki rekening atau metode penerimaan dana yang berbeda-beda.

Lalu, bagaimana solusinya? Anda tidak perlu khawatir!

Dengan Faspay SendMe, atur semua kebutuhan refund dana untuk bisnis Anda baik secara satuan maupun massal dalam satu waktu ke 150+ Bank dan E-Wallet, serta Virtual Account di Indonesia hanya dengan beberapa klik secara instan tanpa proses manual yang panjang.

Anda dapat melakukan seluruh refund dana real-time tanpa penundaan. Selain itu, Anda dapat memantau seluruh status pengiriman dana secara real-time dan rekonsiliasi untuk mempermudah pencatatan keuangan bisnis Anda.

Sederhanakan proses transfer refund dengan Faspay SendMe dan #MaksimalkanPembayaranBisnis Anda. Cari tahu fitur lengkapnya mengenai Faspay Sendme dengan mengunjungi link ini.

Gabung dengan Penyedia Payment Gateway Terbesar

Related Articles