Sistem Reimburse: Arti, Jenis dan Cara Pengajuannya

Sistem reimburse merupakan hal yang tidak asing dalam aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan karyawannya.

Sejatinya, reimburse adalah penggantian uang pribadi karyawan yang digunakan untuk aktivitas bisnis yang dilakukan melalui pembayaran digital maupun tunai.

Penerapan sistem reimburse dinilai sebagai pemenuhan hak karyawan dalam melaksanakan perjalanan bisnis maupun kegiatan lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

Agar dapat memahami sistem reimburse dengan baik, simak pembahasan seputar pengertian, biaya yang bisa di-reimburse, dan cara pengajuannya dengan tepat di bawah ini.

Mengenal Sistem Reimburse

Reimburse adalah sistem yang diterapkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk mengganti dana pribadi karyawan yang dikeluarkan dalam melakukan aktivitas bisnis.

Adapun biaya yang diganti umumnya berkaitan dengan perjalanan bisnis. Dalam rinciannya, reimburse meliputi biaya transportasi, makan, penginapan, penyewaan, dan lainnya.

Karyawan yang menggunakan dana pribadi dalam perjalanan bisnis dapat menyerahkan bukti transaksi dalam bentuk struk, nota, atau invoice dan mendapatkan uang ganti dari perusahaan nantinya.

Pembayaran kembali atau penggantian dana sendiri akan diproses oleh HRD (Human Resource Department).

Adanya sistem reimburse menjamin hak karyawan dalam mendapatkan kompensasi atas pengeluaran biaya yang seharusnya menjadi kewajiban perusahaan.

Baca juga: 4 Alasan Mengapa Bisnis Membutuhkan Sistem Pembayaran Online 

Jenis Biaya yang Bisa Di-Reimburse

Setelah mengenal apa itu reimburse, saatnya untuk mengetahui jenis biaya apa saja yang dicakup dalam sistem tersebut.

Penggantian uang dalam sistem reimburse perlu dilakukan secara sistematis karena tidak semua pengeluaran berkaitan langsung dengan kebutuhan perusahaan.

Agar tidak bingung, simak penjabaran singkat seputar jenis biaya yang bisa di-reimburse berikut ini:

Biaya Perjalanan

Penggantian dana pribadi dalam perjalanan bisnis yang memerlukan sarana transportasi, baik umum maupun pribadi.

Adapun sistem reimburse berlaku ketika karyawan dapat menyertakan bukti berbentuk struk atau invoice dari pembelian tiket, biaya visa, penyewaan kendaraan, dan lain sebagainya.

Kompensasi hanya dapat diberikan apabila karyawan menyertakan bukti dari setiap pengeluaran selama perjalanan bisnis.

Biaya Operasional

Di samping pengeluaran dalam perjalanan, reimburse berlaku untuk biaya operasional yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.

Beberapa contoh biaya operasional yang dapat di-reimburse adalah pembelian perlengkapan kantor, penyewaan ruang meeting, dan penggunaan pulsa pribadi untuk menghubungi klien.

Biaya Kesehatan

Selain biaya yang terkait kebutuhan perusahaan, sistem reimburse juga mencakup pengeluaran untuk kepentingan kesehatan karyawan, seperti konsultasi dokter, perawatan di rumah sakit, dan biaya obat.

Namun, bentuk reimburse dalam hal-hal yang berkaitan dengan biaya kesehatan ini pada umumnya sudah ditanggung oleh BPJS Kesehatan yang disediakan oleh kantor.

Adapun pembayaran oleh kantor yang memberikan tunjangan BPJS Kesehatan biasanya dilakukan dengan iuran bulanan sehingga tidak melalui sistem reimburse.

Baca juga: Proses Refund Tanpa Rekening Tujuan? Bukan Masalah! Pakai Fitur Baru Paycheck dari Faspay SendMe 

Cara Reimburse yang Tepat

Pengajuan reimburse perlu dilakukan melalui tahapan-tahapan yang sesuai dengan ketentuan dari perusahaan.

Berikut adalah cara reimburse yang dapat diterapkan oleh karyawan untuk mendapatkan haknya

1. Menyiapkan Bukti Transaksi

Hal terpenting dalam sistem reimburse adalah penyerahan bukti transaksi yang disertakan dengan dokumen pengajuan.

Adapun bukti transaksi bisa berbentuk struk, nota, invoice, dan lain sebagainya. Pastikan setiap bukti transaksi tersimpan dengan baik.

Pastikan untuk menyertakan bukti transaksi asli dan bukan salinan ketika mengajukan reimburse.

2. Mempersiapkan Dokumen Pengajuan

Selain menyimpan bukti transaksi, karyawan perlu mempersiapkan dokumen pengajuan yang umumnya berupa formulir permohonan kompensasi.

Dalam dokumen tersebut, isi kebutuhan pengeluaran bisnis yang memiliki bukti transaksi agar bisa dikonfirmasi keasliannya oleh pihak HRD perusahaan.

3. Melakukan Pengajuan Secepatnya

Apabila aktivitas bisnis telah selesai, maka segeralah ajukan pengajuan karena sistem reimburse umumnya memiliki proses yang cukup lama.

Pihak HRD akan membutuhkan waktu untuk memeriksa dokumen pengajuan reimburse. Di samping itu, pertimbangkan juga batas waktu pengajuan reimburse yang ditetapkan perusahaan.

Pembatasan waktu reimburse tersebut dapat mendorong karyawan untuk lebih berhati-hati dalam menyimpan bukti transaksi.

4. Mengikuti Prosedur Reimburse

Setelah dokumen dan bukti transaksi disiapkan, pastikan untuk melakukan prosedur pengajuan reimburse sesuai peraturan perusahaan.

Baca kembali dan pahami apa saja langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengajuan reimburse.

Apabila terdapat salah satu persyaratan yang tidak dipenuhi, maka kemungkinan pengajuan reimburse akan ditolak.

5. Menghindari Kecurangan

Ketika mengajukan reimburse, sebaiknya sertakan bukti transaksi apa adanya. Dengan kata lain, jangan memanipulasi bukti transaksi dan membuat pengeluaran lebih besar dari jumlah aslinya.

Adapun bukti transaksi untuk kebutuhan pribadi dalam kegiatan bisnis tidak termasuk dalam biaya yang bisa di-reimburse, sebagai contoh membeli alat sikat gigi dan sabun mandi.

6. Menghitung Dana Pengganti dari Perusahaan

Setelah mendapatkan dana pengganti, jangan ragu untuk menghitung kembali jumlahnya. Pastikan dana yang diganti sesuai dengan permintaan atau pengajuan.

Apabila besar dana pengganti masih belum tepat, maka karyawan bisa melakukan konfirmasi kembali kepada pihak HRD dengan menyertakan bukti transaksi yang dicantumkan.

Adapun dana pengganti bisa diberikan via transfer bank ataupun secara tunai. Apabila dilakukan secara tunai, maka pengecekan manual perlu dilakukan dengan teliti.

Perlu diketahui bahwa proses reimburse membutuhkan waktu yang cukup lama apabila jumlahnya cukup besar.

Jika pengajuannya telah disetujui, karyawan masih perlu menunggu beberapa waktu lagi agar dana bisa dicairkan.

Proses Reimburse Secara Cepat dengan Faspay

Itulah pembahasan seputar sistem reimburse yang merupakan hak karyawan atas penggunaan uang pribadi dalam kegiatan bisnis.

Sebagai perusahaan yang memperhatikan hak karyawan, proses reimburse perlu dilakukan sesuai tenggat waktu yang ditentukan.

Agar dapat mengirimkan reimburse dengan cepat dan praktis, perusahaan dapat menggunakan Faspay SendMe yang dapat melakukan pengiriman dana secara satuan atau masal dalam satu waktu ke 150+ bank, e-wallet, dan virtual account. Dengan begitu, tim keuangan bisnis Anda tidak perlu khawatir dalam memproses banyak pengajuan reimburse dari karyawan. 

Faspay telah dipercaya oleh lebih dari 5.000 bisnis di berbagai sektor industri karena sistem pembayaran online yang praktis dan cepat.

Ingin transfer reimburse berjalan dengan cepat? Daftarkan bisnis Anda sebagai merchant Faspay segera!

Baca juga: Pengertian, Manfaat dan Keuntungan Payment Gateway Indonesia | Faspay