Faspay Blog
Cari tahu tentang tips bisnis online, teknologi pembayaran,
pemasaran digital, dan segala yang ingin diketahui tentang Faspay
Dalam dunia bisnis, ada beberapa dokumen penting yang perlu dipersiapkan ketika hendak melakukan transaksi, salah satunya adalah faktur pembelian. Perlu diketahui, faktur pembelian adalah dokumen yang memiliki banyak manfaat dalam dunia bisnis, seperti bisa dijadikan sebagai bukti klaim apabila terjadi kesalahan.
Namun, pada penerapannya faktur pembelian masih sering disama artikan dengan faktur penjualan. Maka dari itu, baca artikel ini sampai tuntas untuk lebih memahami faktur jenis ini dan manfaatnya untuk bertransaksi.
Apa itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai pemesanan barang atau jasa yang hendak dilakukan oleh pembeli. Faktur pembelian juga sering disebut sebagai PO (Purchase Order) maupun invoice pembelian.
Ketika suatu perusahaan hendak membeli barang atau jasa dari pihak lain, maka perusahaan tersebut akan membuat PO yang berisikan detail barang atau jasa apa saja yang hendak dibeli. Pengertian dari faktur pembelian sendiri masih sering disama artikan dengan faktur penjualan. Padahal kedua faktur tersebut sangat berbeda.
Faktur penjualan dibuat oleh penjual dan berisikan detail barang yang ia jual kepada pembeli lengkap dengan jumlah dan harga yang harus dibayar oleh pembeli tersebut. Sedangkan faktur pembelian dibuat oleh pembeli dan berisikan detail barang yang hendak ia beli dari penjual barang atau penyedia jasa.
Perlu diketahui juga, saat ini faktur atau invoice dapat dibuat secara online. Salah satu manfaat dari invoice online adalah sangat praktis, jadi pihak terkait tidak memerlukan banyak waktu untuk menyiapkan invoice.
Manfaat Faktur Pembelian
Meskipun terlihat sepele, ada banyak sekali manfaat yang bisa diberikan purchase order, baik untuk pembeli maupun penjual barang atau jasa. Berikut merupakan beberapa manfaat purchase order atau faktur pembelian yang perlu Anda ketahui.
1. Dokumen Sah untuk Pembukuan
Dalam menjalankan suatu bisnis, pembukuan merupakan salah satu hal penting yang harus selalu diperhatikan. Dengan memiliki pembukuan yang baik, perusahaan akan bisa melakukan evaluasi dengan lebih efektif.
Salah satu cara untuk membuat pembukuan yang baik adalah dengan memakai dokumen yang sah. Dengan data yang didapat dari dokumen sah, maka isi dari pembukuan yang dibuat dapat lebih dipercaya.
Perlu diketahui, salah satu dokumen sah yang bisa dipakai untuk pembukuan adalah purchase order. Ada banyak data yang bisa dicatat dalam pembukuan maupun arus kas dari purchase order, seperti harga barang atau jasa, tanggal transaksi, hingga jumlah barang atau jasa yang telah dibeli.
Baca juga: Tips Mengembangkan Bisnis Equity Crowdfunding Menggunakan Payment Gateway
2. Alat Klaim Jika Terjadi Ketidaksesuaian
Tak dapat dipungkiri, dalam menjalankan bisnis Anda pasti akan bertemu dengan berbagai kekeliruan dan ketidaksesuaian dalam berbagai hal. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa menggunakan purchase order sebagai alat klaim untuk menghindari kerugian.
Misal, Anda melakukan pemesanan barang dari suatu perusahaan. Ketika barang tersebut sampai, jumlahnya ternyata tidak sesuai. Jika sudah membuat purchase order sebelumnya, maka Anda bisa langsung melakukan klaim bahwa jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai.
Pada umumnya, pihak penjual juga akan menyertakan purchase order yang sudah diberikan sebelumnya ketika melakukan pengiriman. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kekeliruan dalam pengiriman.
3. Dokumen Rujukan Pembaruan Data Ketersediaan Barang
Contoh invoice pembelian yang baik adalah berisi detail jumlah dari barang yang telah dibeli. Maka dari itu, invoice pembelian bisa dijadikan rujukan dalam pembaruan data ketersediaan barang yang ada di perusahaan. Selain itu, invoice pembelian juga bisa digunakan untuk mencocokkan data ketersediaan barang yang sudah dicatat apakah terjadi kesalahan pencatatan atau tidak.
4. Bukti Nilai Tagihan
Selain nama barang atau jasa yang hendak dibeli dan kuantitasnya, dalam purchase order juga dicantumkan harga dari masing-masing barang atau jasa tersebut. Maka dari itu, purchase order juga bisa dijadikan sebagai bukti nilai tagihan.
5. Bukti Persetujuan Transaksi
Purchase order bisa dijadikan sebagai bukti persetujuan transaksi yang hendak dilakukan kedua belah pihak. Dalam dokumen tersebut, telah tercantum jumlah barang atau jasa yang hendak dibeli beserta harganya. Selain itu, juga terdapat tanda tangan dari kedua belah pihak untuk bukti persetujuan transaksi.
Apabila diperlukan, purchase order biasanya juga akan membubuhkan materai sebagai jaminan kalau transaksi yang akan dilakukan tidak main-main.
Baca juga: 5 Alasan Penting E-commerce Menyediakan Opsi Pembayaran yang Lengkap
Komponen Faktur Pembelian
Setelah mengetahui berbagai manfaat dari faktur pembelian, sekarang Anda juga perlu mengetahui komponen apa saja yang perlu dicantumkan dalam faktur tersebut. Contoh faktur pembelian yang baik adalah memiliki komponen-komponen berikut ini:
- Nomor pemesanan.
- Nama dan alamat pembeli serta penyedia barang atau jasa.
- Tanggal pesanan.
- Nama dan kuantitas barang atau jasa yang hendak dibeli.
- Harga satuan dan total harga dari keseluruhan pesanan.
- Tanda tangan pihak-pihak terkait.
Apabila diperlukan, Anda bisa menambahkan beberapa komponen lain, seperti mata uang yang hendak digunakan dan metode pembayaran. Semuanya tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan atau hasil keputusan bersama dari kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli.
Itulah beberapa informasi mengenai faktur pembelian yang perlu Anda ketahui. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pada zaman sekarang faktur bisa dibuat secara online. Jika Anda tertarik untuk membuat faktur secara online, Anda bisa coba layanan Faspay Billing.
Dengan Faspay Billing, faktur dari transaksi jual beli yang sudah dilakukan bisa dikirimkan melalui email maupun platform chat. Bagaimana? Tertarik untuk menggunakan Faspay Billing? Mari, daftar menjadi merchant Faspay sekarang juga dan nikmati kemudahan transaksi online bersama dengan Faspay.
