Faspay Blog
Cari tahu tentang tips bisnis online, teknologi pembayaran,
pemasaran digital, dan segala yang ingin diketahui tentang Faspay
Invoice pembayaran adalah bagian penting yang menjadi dokumen pernyataan tagihan dari penjual kepada pembeli. Semua jenis bisnis membutuhkan invoice, termasuk yang bergerak di bidang jasa. Meskipun tidak ada barang fisik dalam transaksinya, invoice tetap dibutuhkan. Lantas, seperti apa contoh invoice jasa?
Pada dasarnya, setiap bisnis memiliki desain invoice yang berbeda-beda. Namun, invoice pasti memuat beberapa informasi yang sama, seperti detail produk serta identitas penjual dan pembeli. Hal sama juga berlaku pada bisnis jasa di mana penjual akan mencantumkan informasi pembayaran terkait jasa yang digunakan.
Bagi Anda yang masih mencari referensi untuk membuat invoice, artikel ini akan membagikan beberapa contoh invoice jasa beserta cara membuat invoice yang tepat. Yuk, simak penjelasannya di pembahasan berikut ini!
Apa itu Invoice Pembayaran?
Invoice adalah bukti resmi yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli tentang detail informasi transaksi. Secara lengkap, invoice memuat identitas penjual dan pembeli, tanggal transaksi, alamat, deskripsi produk atau jasa, harga, dan termin pembayarannya.
Dengan begitu, invoice menjadi kesepakatan tertulis yang sah dan diakui secara hukum apabila terjadi masalah di kemudian hari. Selain itu, invoice pembayaran juga membantu penjual melacak tagihan yang perlu dibayar dan mengelola keuangan bisnis. Pelaku bisnis akan memperbarui catatan piutang setiap kali ada invoice pembayaran yang diterbitkan.
Meskipun sejumlah usaha masih banyak menggunakan metode konvensional untuk mengeluarkan invoice, yaitu secara tertulis, jumlah bisnis yang menerapkan invoice digital untuk memudahkan proses dokumentasi semakin meningkat.
Fungsi Invoice
Selain menjadi bukti pembayaran kepada pembeli, invoice juga memiliki sejumlah fungsi penting lainnya. Berikut penjelasannya:
Detail Informasi Pembelian
Invoice menyediakan detail lengkap tentang transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. Informasi ini mencakup jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, total pembelian, tanggal transaksi, dan informasi lain yang relevan. Dengan adanya invoice pembayaran, baik penjual maupun pembeli dapat merinci persyaratan dan kondisi transaksi.
Mempermudah Pengelolaan Keuangan Bisnis
Fungsi invoice berikutnya adalah membantu mengelola keuangan bisnis dengan mencatat secara jelas arus kas masuk dari penjualan. Dengan memiliki catatan invoice yang teratur, pemilik bisnis dapat melacak pendapatan, mengelola pembayaran, dan memantau piutang.
Hal ini sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis dan membuat keputusan yang tepat dalam perencanaan keuangan.
Memantau Perkembangan Bisnis
Dengan melihat pola penjualan, frekuensi pembelian, dan tren lainnya dari catatan invoice, pemilik bisnis dapat mengidentifikasi pelanggan terbaik, menilai kinerja produk atau layanan, dan membuat strategi pemasaran yang lebih efektif. Informasi ini membantu proses pengambilan keputusan untuk mengoptimalkan operasional dan pertumbuhan bisnis.
Bukti pada Kasus Perbedaan Detail Transaksi
Invoice menjadi bukti konkret dalam kasus perselisihan atau perbedaan pendapat mengenai detail transaksi. Jika terjadi ketidaksepakatan antara penjual dan pembeli mengenai harga, jumlah barang, atau syarat lainnya, invoice dapat dijadikan referensi untuk menyelesaikan sengketa.
Dokumen ini memberikan bukti tertulis yang sah terkait transaksi yang telah terjadi dan dapat digunakan sebagai dasar untuk menyelesaikan masalah hukum atau administratif.
Cara Membuat Invoice Jasa
Terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan untuk membuat invoice jasa. Berikut penjelasan untuk setiap tahapannya:
1. Memanfaatkan Template
Manfaatkan template atau format invoice yang sudah ada di internet untuk memudahkan proses pembuatan. Template ini biasanya mencakup struktur dasar invoice, seperti bagian untuk informasi bisnis, informasi klien, daftar jasa, dan total tagihan. Pilihan template dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan citra masing-masing bisnis.
2. Mencantumkan Nama Bisnis dan Kontak
Mulailah dengan mencantumkan nama lengkap bisnis, alamat kantor, nomor telepon, dan alamat email. Hal ini akan membantu klien untuk menghubungi perusahaan apabila terdapat pertanyaan atau klarifikasi.
3. Menulis Informasi Kontak Klien
Sertakan informasi kontak klien secara lengkap, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Pastikan semua informasi ini akurat agar tidak ada kesalahan dalam pengiriman invoice.
4. Menetapkan Nomor Invoice
Tetapkan nomor unik untuk setiap invoice. Nomor ini membantu dalam pelacakan dan pencatatan transaksi. Pastikan untuk menjaga konsistensi dalam penomoran invoice.
5. Menulis Tanggal Penerbitan Invoice
Cantumkan tanggal penerbitan invoice untuk mencatat waktu penyelesaian layanan atau penjualan produk. Hal ini akan membantu menghindari kebingungan terkait waktu dan urutan transaksi.
6. Informasi Detail Jasa
Jelaskan dengan rinci jasa atau produk yang telah disediakan, termasuk jumlah, harga satuan, dan subtotal. Sebisa mungkin, berikan deskripsi yang jelas agar klien dapat dengan mudah memahami apa yang mereka bayar.
7. Menyertakan Informasi Pajak yang Berlaku
Jika ada pajak yang berlaku, cantumkan informasi ini di invoice. Sertakan pajak yang dikenakan dan persentasenya sehingga klien dapat memahami total tagihannya.
8. Menuliskan Ketentuan Pembayaran
Jelaskan dengan jelas ketentuan pembayaran, seperti batas waktu pembayaran dan konsekuensi keterlambatan pembayaran. Informasi ini membantu memastikan bahwa proses pembayaran berjalan lancar.
9. Menentukan Metode Pembayaran
Sertakan informasi mengenai metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, cek, atau pembayaran digital. Berikan detail instruksi jika diperlukan.
10. Menyertakan Total Tagihan
Hitung total tagihan dengan cermat, termasuk pajak dan biaya tambahan (jika ada). Pastikan kalkulasi total tagihan sesuai dengan informasi yang tertera di invoice.
11. Stempel dan Tanda Tangan Resmi
Akhiri invoice dengan stempel dan tanda tangan resmi bisnis. Fungsinya adalah memberikan legitimasi pada invoice dan menunjukkan bahwa transaksi tersebut sah.
Contoh Invoice Jasa
Untuk membantu Anda mendapat gambaran lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh invoice pembayaran untuk bisnis jasa yang bisa dijadikan referensi:
Invoice Jasa Proyek
Sumber: majoo
Invoice Jasa Pembuatan Website
Sumber: majoo
Invoice Jasa Konsultan
Sumber: majoo
Invoice Jasa Agen Perjalanan
Sumber: majoo
Invoice Jasa Pelatihan
Sumber: majoo
Invoice Jasa Fotografi
Sumber: docsandslides
Invoice Jasa Desain
Sumber: mekari
Perbedaan Invoice dan Tagihan
Istilah invoice dan tagihan sering kali dianggap sama karena merujuk pada proses tagihan pembayaran kepada pembeli. Namun, kedua istilah ini memiliki makna yang berbeda. Berikut penjelasannya:
Waktu Penerbitan
Invoice adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang atau jasa sudah dikirim atau diberikan. Berbeda dengan tagihan yang merupakan cara bisnis untuk menyampaikan kewajiban pembayaran yang tertunda.
Jangka Waktu Pembelian
Penerbitan invoice dilakukan segera setelah transaksi pembelian dilakukan. Dokumen ini menjadi bukti kesepakatan transaksi antara pembeli dan penjual. Di sisi lain, tagihan lebih fokus pada total pembayaran yang perlu dibayar pembeli.
Jangka Waktu Pelunasan
Invoice akan menyertakan informasi jangka waktu pembayaran yang telah disepakati antara penjual dan pembeli. Biasanya, invoice mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus diikuti oleh pembeli.
Adapun tagihan biasanya diterbitkan apabila pembayaran telah jatuh tempo atau mendekati tanggal kesepakatan. Dengan kata lain, tagihan lebih bersifat seperti peringatan kepada pembeli untuk melunasi kewajiban pembayaran.
Itulah beberapa contoh invoice jasa beserta pembahasan seputar fungsi dan cara membuat invoice yang tepat. Dengan adanya invoice pembayaran, pebisnis dapat lebih terbantu dalam penyusunan laporan keuangan dan memantau perkembangan bisnis dengan adanya dokumentasi setiap transaksi.
Untuk memudahkan bisnis dalam menyediakan invoice pembayaran, pelaku usaha dapat menggunakan Faspay Billing, yaitu sistem invoice online untuk bisnis yang memungkinkan pelanggan menerima pembayaran online tanpa harus memiliki website maupun aplikasi.
Invoice pembayaran akan dikirim secara digital kepada pembeli, baik melalui email atau payment link ke platform chat. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar menjadi merchant Faspay sekarang juga!
