4 Keunggulan Virtual Office dan Cara Kerjanya, Sudah Tahu?

Virtual office adalah ruang kerja atau kantor yang dimiliki oleh suatu perusahaan berbasis virtual. Artinya, kantor ini tidak memiliki ruangan yang bersifat fisik, melainkan hanya tersedia secara online dan bisa diakses melalui jaringan internet.

Virtual office menjadi salah satu terobosan teknologi yang hadir untuk mendukung proses digitalisasi di masa sekarang. Bahkan, kantor virtual ini tengah menjadi tren dan difavoritkan oleh para pebisnis startup untuk menunjang operasional bisnisnya.

Dengan kantor virtual, Anda dapat melakukan aktivitas bisnis hingga brainstorming bersama anggota tim yang saling berjauhan secara real-time.

Sebetulnya, bagaimana cara kerja kantor virtual dan apa saja keunggulan? Mari cari tahu selengkapnya melalui artikel berikut ini!

Apa itu Virtual Office?

Sesuai dengan namanya, virtual office atau kantor virtual adalah ruang kerja di dunia maya yang dapat diakses secara virtual.

Nantinya, penyewa virtual office akan mendapatkan alamat kantornya tanpa disertai dengan gedung atau bangunan fisik. Meski demikian, perusahaan yang menggunakan kantor virtual tetap terdaftar sebagai bisnis yang legal.

Seluruh aktivitas bisnis dari perusahaan yang menggunakan kantor virtual akan dilakukan secara daring. Dengan begitu, karyawan perusahaan ini bisa bekerja secara remote, dari mana saja dan kapan saja.

Walaupun tidak memiliki kantor fisik, virtual office tetap meliputi layanan kantor pada umumnya, seperti layanan resepsionis, penyediaan ruang meeting, hingga fasilitas telepon atau voicemail.

Cara Kerja Virtual Office

Secara umum, cara kerja kantor virtual akan melibatkan beberapa aspek, di antaranya adalah virtual address, video conference, dan co-working area.

• Virtual Address: Pengguna layanan ini akan mendapatkan alamat kantor secara virtual. Nantinya, karyawan yang membutuhkan operasional kantor akan diarahkan untuk menghubungi kontak yang ditujukan ke alamat virtual tersebut.

• Video conference: Jika pekerja ingin brainstorming atau meeting bersama tim, maka dilakukan melalui video conference. Fasilitas ini memungkinkan setiap karyawan untuk saling berkomunikasi dan tatap muka secara virtual.
• Co-working area: Setiap pekerja akan mendapatkan akses untuk mengunjungi co-working area atau area kerja bersama untuk melakukan koordinasi dan sinergi terkait proyek yang sedang dilaksanakan. Co-working area hadir untuk memberikan suasana dan atmosfer layaknya bekerja di kantor pada umumnya.

Baca juga: Peran Teknologi Keuangan Digital Payment Gateway Bagi NGO/LSM

Keunggulan Virtual Office

Terdapat sejumlah keuntungan yang bisa didapatkan dengan menyewa kantor virtual, di antaranya sebagai berikut.

1. Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

Kelebihan virtual office yang pertama adalah dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Dengan menggunakan layanan ini, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya perawatan dan operasional kantor, seperti tagihan listrik, air, beli alat tulis kantor, wifi, dan lain sebagainya.

2. Meningkatkan Citra Perusahaan

Menyewa virtual office memungkinkan perusahaan Anda untuk memiliki alamat kantor di lokasi prestisius. Misalnya, Anda bisa menyewa ruang kantor sederhana pada gedung-gedung mewah yang terletak di kota besar. 

Nantinya, alamat kantor Anda akan terdaftar di badan hukum sesuai dengan lokasi virtual office tersebut. Secara tidak langsung, hal ini dapat membantu meningkatkan citra perusahaan Anda karena berlokasi di gedung prestisius.

3. Memudahkan Perpindahan Kantor

Kantor virtual biasanya menawarkan paket sewa bulanan sampai dengan tahunan. Hal tersebut tentu bisa dimanfaatkan untuk perusahaan yang ingin lokasi kantornya berada di tempat strategis atau dekat dengan klien dalam jangka waktu tertentu.

Karena bersifat virtual, Anda tidak perlu repot-repot membawa banyak barang saat berpindah ke kantor virtual.

4. Work From Anywhere

Keunggulan virtual office yang tidak kalah menarik adalah memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja (work from anywhere).

Sebab, kantor virtual membuat karyawan hanya perlu mengunjungi kantor secara virtual, melalui jaringan internet. Dengan begitu, Anda bisa bekerja dari rumah, kafe, atau bahkan sambil pergi berlibur sekalipun.

Baca juga: Mengenal Apa Itu E Payment dan Perkembangannya di Indonesia

Kekurangan Virtual Office

Kantor virtual memang menawarkan berbagai macam keuntungan yang bisa memudahkan operasional bisnis. Namun, terdapat sejumlah kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh pemilik bisnis sebelum menyewa kantor virtual, yaitu:

• Jam kerja menjadi kabur. Karena seluruh kegiatan bisnis dilakukan secara online, kantor virtual berisiko membuat karyawan menyepelekan waktu kerja.
• Hubungan antarkaryawan menjadi kurang dekat karena terbatasnya interaksi secara virtual.
• Berisiko menurunkan produktivitas karena layanan ini bisa membuat karyawan mudah bosan.

Gunakan Faspay untuk Memudahkan Operasional Bisnis Anda

Virtual office menjadi salah satu terobosan yang dapat memudahkan keberlangsungan bisnis di era modern ini.

Jika perusahaan Anda memiliki kantor dalam bentuk virtual, tentu akan membutuhkan berbagai teknologi untuk menunjang operasional dan transaksi bersama pelanggan, termasuk sistem pembayaran online.

Faspay bisa menjadi solusi bagi perusahaan yang membutuhkan sistem pembayaran online secara praktis.

Hadirnya Faspay dapat memudahkan Anda untuk menerima pembayaran dari pelanggan melalui berbagai macam metode yang terintegrasi, mulai dari mobile banking, internet banking, virtual account, QRIS, online credit, dan masih banyak lagi.

Selain itu, Faspay juga bisa menjadi solusi perusahaan yang menggunakan virtual office untuk memenuhi kebutuhan terkait dengan kegiatan disbursement, seperti mengirimkan uang reimbursement atau payroll karyawan melalui Faspay SendMe.

Daftar menjadi merchant Faspay sekarang juga dan nikmati kemudahan bertransaksi bersama pelanggan dengan #GoDigital!

Baca juga: 7 Inovasi Teknologi dalam Revolusi Industri Perhotelan