Faspay Blog
Cari tahu tentang tips bisnis online, teknologi pembayaran, pemasaran digital, dan segala yang ingin diketahui tentang Faspay
Piutang usaha yang terus menumpuk bisa menjadi tantangan bagi keuangan bisnis. Penjualan mungkin meningkat, tetapi jika pembayaran pelanggan belum diterima, perusahaan tetap berisiko kekurangan dana untuk membiayai operasional sehari-hari.
Kondisi ini menunjukkan bahwa tingginya penjualan belum tentu mencerminkan cash flow yang sehat. Tanpa pengelolaan yang tepat, piutang yang terlambat dibayar bahkan berpotensi menjadi piutang tak tertagih.
Lantas, bagaimana cara mengelola piutang usaha agar tidak mengganggu arus kas bisnis? Simak penjelasannya berikut ini!
Baca Juga: Invoice Digital dan Manfaatnya untuk Tingkatkan Cash Flow
Apa Itu Piutang Usaha?
Piutang usaha adalah sejumlah uang yang menjadi hak perusahaan atas penjualan barang atau jasa secara kredit, tetapi pembayarannya belum diterima dari pelanggan. Dalam akuntansi, piutang usaha dikenal sebagai accounts receivable (AR) dan umumnya dicatat sebagai aset lancar apabila diharapkan tertagih dalam siklus operasi normal atau jangka pendek.
Sebagai contoh, perusahaan penyedia jasa logistik memberikan layanan pengiriman senilai Rp20 juta kepada klien dengan termin pembayaran 30 hari.
Meskipun layanan telah diberikan dan pendapatan dapat diakui sesuai ketentuan akuntansi yang berlaku, perusahaan belum menerima uang tunai. Selama tagihan belum dilunasi, nilai Rp20 juta tersebut dicatat sebagai piutang usaha.
Piutang sebenarnya merupakan bagian normal dari aktivitas bisnis, terutama dalam transaksi B2B (business-to-business) yang menggunakan sistem pembayaran berjangka.
Namun, ketika jumlah piutang terus meningkat tanpa diimbangi pembayaran yang masuk, perusahaan perlu mengevaluasi efektivitas proses penagihannya.
Mengapa Piutang Usaha Bisa Menghambat Cash Flow?
Piutang usaha dapat memengaruhi arus kas karena terdapat jeda waktu antara pengakuan pendapatan dan penerimaan pembayaran.
Berikut beberapa risiko yang perlu diperhatikan.
-
Pendapatan Belum Berubah Menjadi Kas
Penjualan yang tercatat dalam laporan keuangan tidak selalu berarti perusahaan telah menerima pembayaran.
Misalnya, bisnis mencatat penjualan Rp100 juta dalam sebulan, tetapi Rp60 juta di antaranya masih berupa piutang. Artinya, baru Rp40 juta yang diterima dari penjualan tersebut.
Jika kebutuhan operasional mencapai Rp50 juta pada periode yang sama, perusahaan berpotensi mengalami kekurangan kas Rp10 juta apabila hanya mengandalkan penerimaan penjualan tersebut.
-
Risiko Piutang Tak Tertagih Meningkat
Semakin lama tagihan melewati jatuh tempo, semakin besar risiko perusahaan menghadapi kesulitan penagihan.
Penyebabnya beragam, mulai dari kendala keuangan pelanggan, sengketa invoice, hingga kurangnya tindak lanjut pembayaran.
Apabila piutang akhirnya tidak dapat ditagih, perusahaan berpotensi mengalami kerugian dan perlu melakukan penyesuaian pencatatan sesuai kebijakan akuntansi yang berlaku.
-
Perencanaan Keuangan Menjadi Kurang Akurat
Ketidakpastian waktu pembayaran membuat perusahaan lebih sulit memperkirakan kas yang tersedia.
Akibatnya, bisnis mungkin harus menunda pembayaran pemasok, investasi, atau rencana ekspansi karena dana yang diharapkan belum diterima.
Oleh karena itu, pengelolaan piutang tidak hanya berkaitan dengan aktivitas penagihan, tetapi juga menjaga likuiditas dan keberlangsungan operasional bisnis.
7 Cara Mengelola Piutang Usaha agar Cash Flow Tetap Sehat
Berikut tujuh langkah yang dapat diterapkan perusahaan.
-
Tetapkan Kebijakan Pembayaran yang Jelas
Sebelum memberikan fasilitas pembayaran kredit, perusahaan perlu menentukan persyaratan yang disepakati bersama pelanggan.
Beberapa hal yang perlu ditetapkan meliputi:
- Termin pembayaran, misalnya 14, 30, atau 60 hari.
- Batas kredit berdasarkan profil dan riwayat pembayaran pelanggan.
- Ketentuan pembayaran uang muka apabila diperlukan.
- Prosedur penanganan tagihan yang melewati jatuh tempo.
Kebijakan kredit yang jelas membantu perusahaan mengendalikan risiko keterlambatan sekaligus mengurangi potensi perselisihan pembayaran.
-
Buat dan Kirim Invoice Tepat Waktu
Keterlambatan penerbitan invoice dapat memperpanjang waktu penerimaan pembayaran, terutama apabila termin dihitung sejak tanggal invoice diterima atau disetujui pelanggan.
Pastikan setiap tagihan mencantumkan informasi penting, seperti nomor invoice, identitas pelanggan, rincian transaksi, nominal pembayaran, jatuh tempo, dan instruksi pembayaran.
Penggunaan invoice digital juga dapat membantu perusahaan mempercepat distribusi tagihan sekaligus mengurangi pekerjaan administratif yang dilakukan secara manual.
-
Pantau Umur Piutang Secara Berkala
Salah satu cara mengidentifikasi tagihan yang berisiko adalah menggunakan accounts receivable aging report atau laporan umur piutang.
Laporan ini mengelompokkan piutang berdasarkan lamanya tagihan belum dilunasi.
Contoh pengelompokan berdasarkan usia sejak tanggal invoice:
| Umur Piutang | Tindakan yang Disarankan |
| 0–30 hari | Pantau tagihan dan jatuh tempo |
| 31–60 hari | Verifikasi status dan lakukan tindak lanjut |
| 61–90 hari | Prioritaskan penagihan dan evaluasi risiko |
| Lebih dari 90 hari | Evaluasi kemampuan bayar dan opsi penyelesaian |
Catatan: Status keterlambatan harus ditentukan berdasarkan tanggal jatuh tempo masing-masing invoice, bukan hanya usia invoice.
Melalui laporan ini, tim finance dapat mengetahui tagihan yang memerlukan perhatian lebih awal dan menentukan prioritas penagihan secara lebih efektif.
-
Terapkan Pengingat Pembayaran Otomatis
Menunggu pelanggan mengingat sendiri jatuh tempo pembayaran bukanlah strategi penagihan yang ideal.
Perusahaan dapat menerapkan pengingat sebelum jatuh tempo, tepat saat jatuh tempo, hingga beberapa hari setelah pembayaran terlambat.
Pengingat yang dikirim melalui email atau platform komunikasi lainnya membantu pelanggan mengetahui kewajibannya tanpa harus dihubungi secara manual berulang kali.
Selain meningkatkan konsistensi proses penagihan, otomatisasi juga memungkinkan tim finance mengalokasikan lebih banyak waktu untuk menangani tagihan yang membutuhkan tindak lanjut khusus.
-
Sediakan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Proses pembayaran yang rumit dapat menjadi hambatan tambahan bagi pelanggan untuk menyelesaikan tagihan.
Karena itu, perusahaan dapat menyediakan beberapa metode pembayaran digital, seperti virtual account, transfer bank, kartu kredit, atau metode lainnya sesuai kebutuhan pelanggan.
Penggunaan payment link juga memungkinkan pelanggan langsung mengakses halaman pembayaran melalui tautan yang dikirim bersama invoice.
Dengan proses pembayaran yang lebih praktis, perusahaan dapat mengurangi hambatan administratif dalam penyelesaian tagihan.
-
Lakukan Rekonsiliasi Pembayaran Secara Rutin
Pembayaran yang telah dilakukan pelanggan harus dicocokkan dengan invoice dan catatan penerimaan dana perusahaan.
Proses ini dikenal sebagai rekonsiliasi pembayaran.
Tanpa rekonsiliasi yang memadai, perusahaan berisiko mengalami kesalahan pencatatan, seperti tagihan yang sudah dibayar tetapi masih tercatat sebagai piutang.
Rekonsiliasi secara berkala membantu memastikan saldo piutang tetap akurat, mengidentifikasi selisih transaksi, serta mencegah penagihan berulang atas invoice yang telah dilunasi.
-
Evaluasi Days Sales Outstanding (DSO)
Selain memantau umur piutang, perusahaan dapat menggunakan indikator Days Sales Outstanding (DSO) untuk mengukur rata-rata waktu penagihan pembayaran kredit.
Rumus sederhananya adalah:
DSO = (Rata-rata Piutang Usaha ÷ Penjualan Kredit Bersih) × Jumlah Hari dalam Periode
Sebagai contoh, perusahaan memiliki rata-rata piutang Rp100 juta dan penjualan kredit bersih Rp150 juta selama 30 hari.
Maka, DSO perusahaan adalah:
(Rp100 juta ÷ Rp150 juta) × 30 = 20 hari.
Artinya, rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengonversi penjualan kredit menjadi kas diperkirakan 20 hari.
Secara umum, penurunan DSO dapat menunjukkan proses penagihan yang semakin cepat. Namun, perusahaan tetap perlu membandingkannya dengan termin kredit, karakteristik industri, dan riwayat pembayaran pelanggan.
Optimalkan Pengelolaan Piutang dengan Sistem Billing Digital
Mengelola piutang usaha secara manual bisa menjadi tantangan ketika jumlah pelanggan dan invoice terus bertambah.
Perusahaan harus menerbitkan tagihan, memantau jatuh tempo, mengirim pengingat, hingga mencocokkan pembayaran dari berbagai pelanggan.
Untuk mempermudah proses tersebut, bisnis dapat memanfaatkan sistem billing digital yang terintegrasi dengan layanan pembayaran.
Salah satunya adalah Faspay Billing, solusi dari Faspay yang membantu bisnis membuat, mengirim, dan memantau tagihan secara digital.
Melalui Faspay Billing, perusahaan dapat memanfaatkan beberapa fitur berikut:
- Invoice digital dan mass billing: Membuat serta mengirim tagihan secara individual maupun massal.
- Payment link: Memudahkan pelanggan mengakses pembayaran melalui tautan yang dibagikan lewat email atau platform chat.
- Recurring billing dan payment reminder: Mendukung penagihan berkala dan pengingat pembayaran secara otomatis.
- Accounts Receivable (AR) Reports: Membantu memantau laporan tagihan, riwayat pembayaran, dan saldo tagihan yang belum lunas.
- Auto Allocate Payment: Membantu mengalokasikan pembayaran yang diterima ke invoice yang masih memiliki saldo terutang.
Fitur tersebut membantu perusahaan mengurangi proses penagihan manual dan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap status pembayaran pelanggan.
Dengan demikian, tim finance dapat lebih fokus mengevaluasi piutang yang membutuhkan tindak lanjut, sementara pelanggan memperoleh pengalaman pembayaran yang lebih praktis.
Pertanyaan Umum tentang Piutang Usaha
Apa perbedaan piutang usaha dan utang usaha?
Piutang usaha merupakan hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Sebaliknya, utang usaha adalah kewajiban perusahaan untuk membayar pemasok atas barang atau jasa yang telah diterima secara kredit.
Apakah piutang usaha termasuk aset lancar?
Ya, piutang usaha umumnya termasuk aset lancar apabila diperkirakan dapat ditagih dalam siklus operasi normal atau dalam waktu 12 bulan. Namun, piutang belum sama dengan kas karena pembayarannya masih harus diterima dari pelanggan.
Bagaimana cara mengurangi piutang usaha yang menunggak?
Perusahaan dapat mengurangi piutang menunggak dengan menetapkan termin kredit yang sesuai, menerbitkan invoice tepat waktu, memantau umur piutang, mengirim pengingat otomatis, dan melakukan rekonsiliasi pembayaran secara berkala.
Kesimpulan
Piutang usaha merupakan bagian penting dari aktivitas bisnis, tetapi pengelolaan yang kurang efektif dapat mengganggu cash flow dan meningkatkan risiko piutang tak tertagih.
Dengan kebijakan kredit yang jelas, pemantauan umur piutang, serta proses penagihan yang terstruktur, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan pembayaran.
Optimalkan proses penagihan bisnis Anda dengan Faspay Billing.
Yuk, kunjungi Faspay sekarang dan daftarkan bisnis Anda sebagai merchant untuk mendapatkan solusi payment gateway terbaik yang aman, cepat, dan terpercaya!
