Faspay Blog

Cari tahu tentang tips bisnis online, teknologi pembayaran,
pemasaran digital, dan segala yang ingin diketahui tentang Faspay

Faspay > Proforma Invoice: Ini Fungsi, Contoh dan Perbedaannya dengan Invoice

Proforma Invoice: Ini Fungsi, Contoh dan Perbedaannya dengan Invoice

Table of Contents

Proforma invoice merupakan dokumen yang berisi detail tentang transaksi barang atau jasa yang akan dibeli atau dijual, dan biasanya dikeluarkan sebelum transaksi sebenarnya dilakukan.

Demi kelancaran dan kesuksesan bisnis, memahami proforma invoice sangatlah penting karena dokumen ini tidak hanya memberikan gambaran awal mengenai biaya transaksi, tetapi juga membantu pihak-pihak terlibat untuk merencanakan dan mengevaluasi keputusan dengan lebih cermat. Simak lebih lanjut apa itu proforma invoice di bawah ini supaya Anda lebih paham!

Apa itu Proforma Invoice?

Proforma invoice atau sering juga disebut faktur proforma adalah dokumen penting yang memuat rincian terkait harga, jumlah, dan kondisi pembayaran dari suatu barang atau jasa sebelum transaksi sebenarnya dilakukan.

Biasanya, faktur ini akan diberikan oleh penjual untuk pembayaran di muka atau saat diminta oleh pelanggan itu sendiri.

Dokumen ini juga sering dikenal sebagai “faktur pengganti sementara” karena akan diberikan oleh penjual secara bertahap ketika pengiriman barang atau jasa dilakukan.

Fungsi Proforma Invoice

Tahukah Anda fungsi proforma invoice untuk apa? Pada dasarnya, fungsi dokumen ini adalah untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan kepada penjual agar tidak dirugikan, begitu pun sebaliknya. Lebih jelasnya, fungsi proforma invoice adalah sebagai berikut:

Memberikan estimasi harga yang harus dibayar oleh pelanggan untuk melunasi tagihan.
Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh pelanggan.
Memperbaiki barang atau jasa, serta nilai pembelian yang tidak sesuai pesanan.
Menjadi rujukan resmi untuk sejumlah kondisi, seperti faktur pajak, mengajukan keluhan atas kekeliruan barang, mencatat transaksi jual-beli ke dalam pembukuan keuangan, dan saat pembeli awal berencana untuk menjual kembali barang ke pihak lain.

Manfaat Proforma Invoice

Faktur proforma dapat memberikan berbagai dampak positif, baik bagi penjual maupun pelanggan.

Manfaat utama dari faktur proforma adalah memberikan informasi kepada pelanggan mengenai total biaya yang harus dibayarkan. Hal ini tidak hanya dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda, tetapi juga membantu menghindari kesalahan perhitungan harga barang ataupun jasa.

Sementara itu, bagi penjual, faktur proforma dapat digunakan sebagai dasar pembuatan faktur pajak, meningkatkan citra dan profesionalisme bisnis, dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.

Unsur Pembuatan Proforma Invoice

Untuk menyusun faktur proforma, terdapat beberapa unsur yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen tersebut, antara lain:

Identitas penjual.
Tanggal pembuatan faktur proforma.
Nama dan deskripsi barang atau jasa yang dibeli.
Harga, tarif dan jumlah pajak, serta jumlah pembelian, baik per unit maupun keseluruhan.
Rincian pembayaran.
Tanggal jatuh tempo yang telah disetujui oleh pihak terlibat.
Informasi transaksi lainnya yang dianggap relevan dan penting, seperti info penjualan dan pemasaran.

Contoh Proforma Invoice

Salah satu contoh proforma invoice adalah ketika ada seorang pelanggan yang hendak membeli material bangunan dari toko Anda.

Setelah memastikan bahwa material yang dibutuhkan telah tersedia, Anda dapat memberikan faktur proforma kepada pelanggan untuk memberitahu informasi terkait bahan bangunan yang akan dikirimkan beserta rincian biayanya.

Pada tahap ini, Anda belum bisa memasukkan PPN atau pajak lain ke dalam faktur proforma karena unsur tersebut harus dimasukkan ke dalam invoice final nanti.

Jika pelanggan menyetujui rincian yang tertera di faktur proforma dan melakukan pembayaran uang muka atau keseluruhan biaya, maka Anda bisa segera memproses transaksi dan mengirimkan invoice resmi kepada pelanggan.

Adapun contoh lampiran faktur proforma yang bisa Anda berikan kepada pelanggan adalah sebagai berikut:

Sumber: Online Pajak

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Meskipun kedua dokumen ini sama-sama faktur, tetapi terdapat perbedaan yang signifikan antara invoice dengan proforma invoice yang harus Anda pahami sebagai pelaku bisnis.

Jika faktur proforma adalah dokumen terkait barang atau jasa dalam aktivitas jual-beli yang disusun dan diserahkan sebelum transaksi dilakukan, maka invoice adalah faktur yang diberikan setelah barang atau jasa tersebut dikirimkan.

Meskipun faktur proforma memuat informasi yang mirip dengan invoice, tetapi dokumen ini tidak memiliki keabsahan hukum yang sama sehingga tidak dapat dijadikan sebagai perjanjian yang mengikat.

Oleh karena itu, pelanggan juga tidak diwajibkan untuk membatalkan faktur proforma apabila memutuskan untuk tidak melanjutkan transaksi setelah menerima dokumen tersebut.

Lebih lanjut, pelanggan tidak memiliki kewajiban untuk membayar jumlah yang tertera pada faktur proforma. Lalu, dokumen ini tidak dapat digunakan untuk mengajukan pengembalian PPN karena unsur PPN atau pajak lainnya tidak dicantumkan di dalamnya.

Perbedaan lain dari faktur proforma dengan invoice adalah fleksibilitas biaya. Biaya yang tertera pada faktur proforma dapat berubah, sedangkan pada invoice, biaya yang tercantum sudah tidak dapat diubah atau bersifat final.

Buat Digital Invoice #GakPerluRibet dengan Faspay

Sekian uraian lengkap mengenai apa itu proforma invoice yang harus Anda pahami demi kelancaran dan kesuksesan bisnis.

Selain itu, ada juga cara lainnya yang bisa dilakukan untuk mengefisienkan transaksi bisnis, yaitu dengan layanan Faspay Billing. Layanan ini cocok digunakan oleh model bisnis yang belum maupun yang sudah memiliki website atau aplikasi.

Saat ini, Faspay Billing telah diperbarui dengan salah satu fitur tambahannya adalah proforma invoice, yang memungkinkan Anda untuk memberikan invoice sementara kepada pelanggan guna mengkonfirmasi tagihan.

Anda juga tidak perlu khawatir jika terdapat data yang belum sesuai karena informasi pada faktur proforma ini dapat diubah sesuai kebutuhan. Dengan begitu, Faspay Billing dapat memenuhi seluruh kebutuhan terkait invoice online.

Dengan layanan Faspay Billing, Anda bisa menerima pembayaran dengan mudah melalui digital invoice yang akan dikirimkan lewat email atau payment link ke platform chat.

Faspay Billing juga merupakan channel pembayaran terlengkap yang bisa mendukung bisnis Anda dengan pembayaran ke 150+ bank, 29+ mitra pembayaran, dan 50+ metode pembayaran. Pembayaran tersebut juga sudah terhubung ke dalam invoice online Faspay Billing sehingga memudahkan pelanggan.

Penggunaan Faspay Billing juga bersifat fleksibel karena memiliki 2 opsi integrasi. Jika bisnis Anda sudah memiliki website atau aplikasi, Anda dapat menghubungkannya dengan API. Sedangkan jika bisnis Anda belum memiliki website, Anda bisa menggunakan dashboard yang sudah disediakan Faspay.

Dengan manfaat-manfaat di atas, Anda #GaPerluRibet untuk membuat digital invoice. Jadi, yuk segera daftarkan bisnis Anda sebagai Merchant Faspay sekarang juga!